IT skaber grundlag for eksplosiv medlemsvækst i Coding Pirates

Foreningen Coding Pirates har droppet email som kommunikationform og holder kun virtuelle møder. De har automatiseret al økonomi, og de taler konstant i munden på hinanden under bestyrelsesmøderne. Resultat: Oprettelse af 83 lokalafdelinger på 43 måneder.

Coding Pirates´formand Martin Exner har sammen med et hold af IT-interesserede skabt en af Danmarks hurtigst voksende foreninger i nyere tid. Her lærer børn og unge at kode alt fra spil til 3D printere i et uformelt og entreprenant miljø, hvor leg og læring går hånd i hånd.

1200 børn går hver uge til kodning i et af foreningen Coding Pirates´ 83 lokalafdelinger. Og lige så mange børn står på venteliste for at blive medlem. Men hvad skyldes successen? Og hvordan driver man en forening, der i gennemsnit vokser med to lokalafdelinger om måneden? Martin Exner giver her sine bud på, hvordan foreningen har omfavnet teknologien og brugt den til at drive foreningen fremad.

“Først og fremmest er vi en forening, der ikke har været bange for at prøve nye ting af for at frigive ressourcer,” siger Martin Exner.

Væk fra Facebook
I foreningens spæde start foregik al kommunikation på mail og Facebook. Men hurtigt stod det klart, at alt for meget information gik tabt eller tilgik de forkerte. Derfor begyndte foreningen af bruge kommunikationsplatformen Slack. Her foregår al kommunikation i forskellige kanaler, som kan deles op i emner, projekter eller afdelinger. Man kan have private samtaler og gruppesamtaler, og det benyttes til både samarbejde, overblik og projektstyring.

“På mail kan jeg fint få 20 personlige mails i en tråd, uden jeg aner, om mailen har noget med mig at gøre. Det er frygteligt, forstyrrende, og det fjerner fokus,” siger Martin Exner og fortsætter.

“I slack er alle nye beskeder markeret med hvid. Og vedkommer det mig, så er det markeret med en rød cirkel med et tal i, der fortæller, hvor mange gange jeg er blevet tagget. Det giver overblik og gør, at man ikke bliver overdynget med information, der ikke vedrører en.”

Svartid på fire sekunder
Slack har revolutioneret foreningens kommunikation, fortæller formanden, der understreger, hvor vigtig Slack har været i arbejdet med at oprette to nye lokalforeninger om måneden. For selvom foreningen har lavet en udførlig drejebog, der skal hjælpe nye medlemmer til at oprette en lokalforening, så er det  en stor mundfuld, hvis man ikke har nogen at sparre med, forklarer formanden.

“Når nye folk gerne vil starte en lokalforening, er de på bar bund. De aner ikke, hvor de skal starte. Vi inviterer derfor nye folk, der vil starte en afdeling, ind på en slackkanal, som består af alle de andre afdelingsledere, der har været igennem samme startup. Her er der altid en håndfuld, der sidder klar til at besvare spørgsmål, og svartiden er gennemsnitligt på fire sekunder,” siger Martin Exner.

Drejebog og dåsesvar
Kombinationen af drejebogen og den aktive slackkanal giver dermed bestyrelsen mere fri til udvikle foreningen i stedet for at besvare spørgsmål, som andre bedre kan besvare. Foreningen har dermed udryddet brugen af mail internt. Men henvendelser udefra sker jo stadig på mail. Det har Coding Pirates også taget hånd om og automatiseret.

“Hver gang nogen skriver til os på mail, så ryger det ind i et såkaldt ticket-system, hvor en masse folk har adgang til at svare. Vi har dåsesvar, som er svar til spørgsmål, vi ofte møder, og så selvfølgelig personlige svar,” fortæller Exner og uddyber.

“Systemet gør det muligt for os at sende en mail videre til den rette person med det samme og dermed uddelegere svar, så man får jævnet flaskehalsen i kommunikationen med det samme. I starten røg alle mails ind på min mail, og det var ikke hensigtsmæssigt. Jeg havde ikke tid og var ofte ikke den rigtige at spørge.”

Når man spørger Martin Exner, hvad de systematiserede kommunikationsværktøjer har givet foreningen, er han ikke i tvivl. Det har været altafgørende for den vækst, foreningen har oplevet.

“Hvis vi ikke havde brugt eksempelvis Slack, så skulle vi tage bilen hen til hver lokalafdeling og holde et langt infomøde ved opstart. Med Slack sparer vi en masse ressourcer og tid, ved at alt information flyder både digitalt men også synkront. Du kan få svar med det samme og komme videre,” siger Martin Exner.

Ikke kun for nørder
De frivillige i foreningen har ofte fuldtidsjob, så man er nødt til at være der, når modparten er der. Og der er mail simpelthen for langsommeligt, mener formanden. Og selvom han og resten af de 1000 frivillige i Coding Pirates har flair for det tekniske, så understreger han, at Slack og de andre lignende platforme bestemt ikke kun er for teknisk kyndige fagnørder.

“Vi har flest frivillige med teknisk baggrund, men vi har også mange frivillige med pædagogisk baggrund. Slack kan alle bruge, og der er højt til loftet. Man kan derfor lave mange automatiserede processer. Det er virkelig genialt,” siger Martin Exner.

Chat mens I holder møde
Ligesom ticket-systemet og Slack med tiden har effektiviseret foreningens kommunikation, har bestyrelsen også forsøgt at effektivisere dens møder. Det er sket ved at stort set alle bestyrelsesmøder er holdt virtuelt via en videokonference. Det har sparet foreningen for flere tusinde kroner årligt og adskillige spildte timer på transport.

“Det er teknisk super nemt. Slack understøtter videokonference og det samme gør Skype og andre videotjenester. Men det kræver struktur at lede et virtuelt møde, for folk falder hurtigt ud,” siger Martin Exner.

Derfor har benyttes de sig af multimodal kommunikation, hvor en person eksempelvis holder oplæg og resten af mødedeltagerne skriver deres feedback i en chat.

“Du får en bedre fornemmelse af, om folk er enig, eller om man skal stoppe op og gennemgå et af punkterne yderligere. Det er et vidunderligt værktøj, fordi du kan snakke med hinanden uden at forstyrre, den der snakker,” siger Exner.

"Vi fattede ikke kropssproget"
Men det er en kunst, som er svær at mestre, medgiver formanden, der understreger, at hvis det skal lykkes, så skal man holde al udenomssnak væk. Og når virtuelle møder krider eller dagsorden ikke overholdes, så mister folk fokus. Man har mindre magt til at styre et møde virtuelt, og derfor er det vigtigt at chatte samtidig og lade én person tage det vigtigste fra chatten op.

“Det er svært at have en dialog virtuelt. særligt hvis du har mange deltagere, der har meget at sige. led mødet ned på minuttet,” anbefaler den garvede mødeholder og medgiver, at det også har haft negative konsekvenser.

“Vi har ikke opfattet  kropssprog, gestik og intonation tilstrækkeligt. Du kan ikke se hinanden godt nok i øjnene til at vurdere, om noget er sagt med en vis ironi. Og når vi har haft en lang periode kun med webmøder, så er vi mere hidsige eller uvenner, end hvis vi har mødtes fysisk. Så nu prioriterer vi, at hvert andet bestyrelsesmøde skal være et fysisk møde,” siger Martin Exner.

Vi stopper ikke her
Selvom Coding Pirates ruller flere af de virtuelle møder tilbage, er de langt fra færdige med at digitalisere foreningen. Både projektværktøjerne er digitale, og efter mange udbrændte kasserere er foreningen næsten i mål med at automatisere dens økonomisystemer.

“Da en flittig kasserer pludselig stoppede, opdagede vi, hvilken opgave det var at styre en økonomi med udlæg og bilag for en stor forening. Derfor er vi nu tæt på en løsning med økonomiprogrammet Xena, hvor alt fra bogføring og bilag bliver automatiseret og helt automatisk taler sammen med vores netbank,” siger Martin Exner og oplyser, at rigtig mange økonomisystemer kan købes for ganske få penge og samtidig spare foreninger for rigtig meget arbejde i et excelark.

Hvor mange nye lokalforeninger der blomstrer op det næste år, vil formanden ikke spå om. Men de teknologiske fremskridt i foreningen er langt fra slut.

“Vi skal bruge endnu mere tid på at automatisere flere af de processer, som vi før har lavet manuelt. Vi stopper ikke her,” siger Martin Exner.