5 gode råd til at få flere til at dukke op til årets generalforsamling

De fleste engagerede folk i civilsamfundet har prøvet det. At sidde til generalforsamling i den lokale forening, hvor antallet af bestyrelsesmedlemmer overstiger antallet af fremmødte medlemmer.

Flere af DGI's medlemsforeninger arbejder målrettet med at gøre deres generalforsamlinger til et tilløbsstykke. Og når der skal hentes inspiration til nye tiltag, er det ofte DGI's foreningskonsulenter, der bliver kontaktet. 

Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt Flemming Mølgaard, foreningskonsulent i DGI, om hans bedste råd til at få flere medlemmer til at dukke op til årets generalforsamling. 

“Generalforsamling er foreningernes øverste myndighed. Derfor er generalforsamlingen årets vigtigste møde. Det er her, medlemmerne skal høres, og det er her, grundlaget for det næste års arbejde bliver lagt. Det er simpelthen her, man giver den nye bestyrelse mandatet til at udvikle foreningen i medlemmernes interesse,” understreger Flemming Mølgaard, der har arbejdet i DGI i 30 år. 

Derfor er en velbesøgt generalforsamling altafgørende, fortæller foreningskonsulenten, der selv har en fortid som direktør gennem 12 år i DGI Østjylland. 

Her er Flemming Mølgaards 5 gode råd:

1. Brug tid og penge; det er nødvendigt, og det betaler sig
Mange foreninger giver op på forhånd. Bestyrelser og ledelser betragter selv generalforsamlingen som noget formelt, der bare skal overstås. Det er farligt og forkert. Foreningerne skal i stedet bruge mere tid på generalforsamlingen end på noget andet i foreningen. Mange i idrætsverdenen bruger rigtig meget tid og rigtig mange penge på deres forårsopvisninger, stævner eller idrætsskoler. Der er virkelig mange involveret i den slags, men der er ikke mange, der arbejder lige så ihærdigt med at få en interessant generalforsamling op at stå. 

Derfor skal bestyrelsen som det første sætte sig et mål om at prioritere generalforsamlingen højt. Det skal simpelthen være et erklæret mål og ambition at få en generalforsamling, hvor medlemmerne kommer. Det kan kun ske, hvis de bruger tid og penge på at udvikle et godt event. For de skal se generalforsamlingen som et event på lige fod med alle de andre arrangementer, der er i foreningen.

Hvis det ikke er besluttet, at man vil bruge tid og penge på generalforsamlingen, så bruger bestyrelsen og de andre frivillige deres tid og ressourcer på noget andet. Derfor er det bestyrelsen eller den daglige ledelses opgave at synliggøre vigtigheden af en velbesøgt generalforsamling.  

2. Der skal være noget på spil
Medlemmerne skal involveres, og der skal være noget på spil på en generalforsamling. Det nytter ikke noget bare at annoncere, at der kommer en beretning, noget regnskab, og så er den ged barberet.

Ledelsen skal finde ind til det, som optager medlemmerne. Er det en idrætsforening, så kan det være træningstiderne eller farven på klubdragten, der skal på dagsordenen. Så skal du se en kø foran klubhuset, for det er noget, man i en idrætsforening går op i. Der er altid et emne, som betyder noget for medlemmerne, og som kan komme på dagsordenen. 

Og husk på at det at sætte noget på spil på en generalforsamling ikke er det samme som at lave millimeterdemokrati eller at binde bestyrelsen på hænder og fødder. For så får du ikke valgt en bestyrelse. Men jo flere der er med til at sætte en retning og give en ny bestyrelse et mandat, jo bedre og mere dedikeret arbejder den nye bestyrelse. Det handler om at skabe en kultur, der indeholder et stærkt medlemsdemokrati. Og det starter med en velbesøgt generalforsamling, hvor der er noget på spil.

3. Tænk i nye baner, og overrask medlemmerne
Brug eksempelvis en tilfredshedsundersøgelse blandt medlemmerne som invitation. Man kan lade resultaterne blive offentliggjort og brugt som materiale til en kommende generalforsamling. Medlemmerne er altid nysgerrige på, hvordan de andre medlemmer har det, og har lyst til at komme med input til forbedringer. En tilfredshedsundersøgelse er jo et bevis på, at en bestyrelse ønsker åbenhed. Og når resultater og løsninger bliver inviteret ind som et punkt på en generalforsamling, så har man gjort et godt stykke arbejde for at få en god andel af medlemmerne til at møde op. 

Man kan også starte diskussionerne på Facebook. Det kan ske ved åbent at spørge ind til et emne, som man ved, der er delte holdninger til. På den måde skaber man et rum for diskussion, som man så senere kan vælge at tage op på en generalforsamling.

Flere foreninger vælger også at invitere til generalforsamling via sjove videoer. Nogle har sat børn til at forklare, hvad en generalforsamling er for en størrelse, hvilket gjorde det både sjovt og uformelt.

Andre bestyrelser har overrasket medlemmerne ved både at pålægge sig selv og flere andre frivillige at invitere og sikre, at minimum 5 medlemmer mødte op til generalforsamling. Så får de ambassadører, og det genererer som regel endnu flere deltagere. Så oplever flere, at det er en personlig invitation, som ofte virker meget bedre end en upersonlig mail.

Endelig er det en god ide at signalere over for medlemmerne, at der på forhånd er fundet kandidater til alle bestyrelsesposterne. Så skræmmer det ikke dem væk, som er bange for at blive valgt, men samtidig er der stadig plads til at stille op til kampvalg.

4. Mundkurv på kassereren 
Både i invitationerne og under generalforsamlingen skal det bagudrettede som beretning og regnskab fylde mindre end det fremadrettede. Alt det, der kan diskuteres – handlingsplan, strategi og fokusområder – skal fylde mest. Det duer ikke, hvis formandens beretning varer 30 minutter, og kassereren vil gennemgå hver en post i regnskabet minutiøst. Det er alt det fremadrettede, der kan engagere medlemmerne. Det skal være en god oplevelse, så folk kommer igen næste år. Og det skal medlemmerne fornemme allerede i invitationen. De skal simpelthen kunne se, at den her generalforsamling har noget at byde på.

5. Kombiner jeres bedste event med en generalforsamlingen
Nogle foreninger bruger flere tusinde kroner på at få interessante oplægsholdere ud til et arrangement. Hvorfor ikke planlægge det sådan, at man får en oplægsholder til at levere sit oplæg i forbindelse med generalforsamlingen? Og hvis det så er en oplægsholder, der samtidig taler om et emne, som skal diskuteres på generalforsamlingen, så er der jo en rød tråd gennem arrangementet, og det kan være et godt trækplaster.

Generalforsamlingen skal også bruges til at uddele priser, pokaler og anden hæder til medlemmer og frivillige. 

Derudover er det altid en ide at overveje børnepasning, bespisning og lidt godt at drikke. Det kan være afgørende for en families deltagelse, hvis de kan få afsat børnene til en legegruppe, eller der er udsigt til en bid mad og en øl, når arrangementet slutter. Ofte er det enkelte barrierer, der forhindrer medlemmerne i at møde op. Så måske skal foreningerne også have spurgt medlemmerne, hvad der kunne få dem til at møde op til generalforsamlingerne. 

Og når foreningerne så har brugt tid og penge på at udvikle og afholde den gode generalforsamling, så er det  en ide at få lavet et par optagelser af dagen. 

Referatet på skrift er ikke altid det mest læste. Hvorimod en lille video af en vellykket generalforsamling indeholdende både oplægsholder, workshop og mad på mange måder er en god ting at kunne vedhæfte til invitationen til generalforsamling i 2021.

God generalforsamling.