Minksag får ministerier til at stramme regler for sletning af mails

Automatisk sletning af mails er blevet sat på standby i Fødevareministeriet og Miljøministeriet.

Det sker for at sikre, at kommissionen, der skal undersøge beslutningen om at aflive alle mink i Danmark, kan få adgang til relevante medarbejderes mails.

“Slettestoppet er iværksat for at sikre materiale, der kan have betydning for Minkkommissionens arbejde,” oplyser Fødevareministeriet.

Tilsvarende lyder det fra Miljøministeriet.

“I forlængelse af henvendelse fra Minkkommissionens formand til de berørte ministerier har Miljøministeriet taget initiativ til, at Statens It ikke sletter fratrådte medarbejderes postkasser efter 90 dage, som ellers er standardopsætningen hos Statens It,” oplyser Miljøministeriet i en mail.

For Fødevareministeriets vedkommende omfatter slettestoppet også ansatte i eksempelvis Fødevarestyrelsen og Landbrugsstyrelsen.

“Minkkommissionens formand har anmodet om, at ministerierne gør opmærksom på, at styrelserne også kunne have kommissionens interesse, hvorfor det midlertidige slettestop også gælder for styrelserne,” skriver Fødevareministeriet.

Pres for nye regler

Før ændringen blev fratrådte medarbejderes postkasser slettet 90 dage efter sidste arbejdsdag. Nu er der ingen slutdato.

Samtidig gemmes mails for eksisterende medarbejdere i 68 år, som er det længste, det lige nu er teknisk muligt at gemme mails i leverandørens mailplatform.

Beslutningen glæder Dansk Folkeparti. 

“Det er en god udvikling for at sikre gennemsigtighed i ministeriernes arbejde, så man kan undersøge baggrunden for de vigtige beslutninger, der er truffet tilbage i tiden,” siger retsordfører Peter Skaarup.

Han mener minkskandalen er med til at understrege behovet for at indføre fælles regler for, hvor lang tid der skal gå, før ministerier må slette mails.

“Det er at skyde sig selv fuldstændigt i foden, når mails og andet bare bliver slettet i ministerierne, selv for sager, der ligger relativt kort tilbage i tiden. Hvad skal det gøre godt for, når der kan være brug for at spole tilbage og se på, hvad der egentlig foregik?,” spørger Peter Skaarup.

Grænse på fem år

Også SF mener, at den stramme slettepraksis i Miljøministeriet og Fødevareministeriet bærer præg af at være en lappeløsning på et mere generelt problem.

“Jeg vil aldrig være modstander af, at man beslutter sig for at gemme de her mails, men jeg synes, det er ærgerligt, at de ikke også har fået sikret, at mails fra efteråret 2020, som jo er ret væsentlige i sagen om mink, bliver gemt,” siger retsordfører Karina Lorentzen.

Hun mener ligeledes, at reglerne helt generelt bør strammes op og gøres ensartede for alle ministerier.

“Det vil afgørende være bedst, hvis vi får nogle regler, der gælder for alle, hvor man selvfølgelig skal gemme mails så fornuftigt længe, at de også kan nå at indgå i undersøgelser, der opstår lang tid efter, det er foregået,” siger Karina Lorentzen. 

Både Peter Skaarup og Karina Lorentzen mener, at mails minimum bør gemmes i fem år, der svarer til forældelsesfristen i ministeransvarlighedsloven.

Retningslinjer flere år undervejs

Allerede tilbage i 2018 påbegyndte Justitsministeriet nye fælles retningslinjer for statslige myndigheder, og i et folketingssvar fra juli måned bemærker justitsminister Nick Hækkerup, at "det har taget alt for lang tid at få udstedt retningslinjerne", men at "arbejdet forventes afsluttet efter sommerferien".

De forsvundne retningslinjer er fundet frem i ministeriet igen, efter der er kommet et fornyet politisk pres fra Christiansborg, hvor der ifølge DR er flertal for at ændre reglerne for at slette mails i staten.

Presset kommer, efter flere kommissionsformænd har udtrykt bekymring over, at deres undersøgelser er blevet svækket af, at mails er forsvundet. Senest kunne DR fortælle, at mails for de syv øverste embedsmænd i Instrukssagen var blevet slettet, hvis indhold derfor var gået tabt.

For Miljøministeriet og Fødevareministeriet er slettestoppet en midlertidig beslutning, der ikke gælder for medarbejdere, der er ansat efter 10. maj i Fødevareministeriet og 17. maj i Miljøministeriet.

Og i begge ministerier er det uvist, hvad der kommer til at ske, når Minkkomissionen har afsluttet sit arbejde.

“Der er endnu ikke taget stilling til, hvordan det midlertidige stop for sletning af e-mails skal håndteres efter afslutningen af Minkkommissionens arbejde,” skriver Miljøministeriet.

I Justitsministeriet og Statsministeriet er der indført et slettestop for både nye og gamle medarbejdere. Statsministeriet ændrede sin praksis af hensyn til undersøgelser i Tibetkommissionen og Undersøgelseskommissionen om SKAT.

sine@altinget.dk