Ekspert i skrivning: Pæne udkast til beslutningsoplæg er penge ud ad vinduet

Af Hans Lind
Rådgivende retoriker, Rhetor, ph.d. i litteraturhistorie

Hver dag bliver der skrevet (og omskrevet) hundredvis af beslutningsoplæg i den offentlige sektor.

Beslutningsoplæg er dokumenter, der giver administrative og politiske beslutningstagere et oplyst grundlag at træffe beslutninger ud fra. Hvis genren ikke fandtes, ville beslutningsprocesserne i den offentlige sektor sandsynligvis bryde sammen.

Hvor knastørt og bureaukratisk det end lyder med ”beslutningsoplæg”, ”notater” og ”dagsordentekster”, skal vi altså være dybt taknemmelige for, at der findes mennesker, som hver eneste dag sætter sig til tasterne for at skrive de sagsfremstillinger, der ligger til grund for morgendagens beslutninger. 

Derfor ville det også være urimeligt at rynke på brynene over de formentlig flere millioner, som det dagligt koster samfundet at producere sagsfremstillinger på samlebånd. Det er uden tvivl en pris, der er værd at betale. Med det sagt, så er det også værd at se nærmere på, om der er steder på samlebåndet, hvor man kan reducere spildtid og unødige omkostninger.

Efter snart i et årti at have forsket og undervist i gode skriveprocesser er jeg ikke et sekund i tvivl om, hvem den helt store synder er: Pæne udkast.

Pæne udkast er penge ud ad vinduet.

Omskrivning koster dyrt

For at forstå prisen for et pænt udkast, må vi først forstå, hvordan den skriftlige del af en beslutningsproces forløber.

Udarbejdelsen af et beslutningsoplæg er et udtryk for det, man kalder for en kollaborativ skriveproces, hvor teksten skifter hænder flere gange.

Et beslutningsoplæg bliver typisk bestilt af en kontorchef eller et udvalg. Efter bestillingen vil en eller flere fuldmægtige stå for udarbejdelsen, inden dokumentet sendes til godkendelse i den nærmeste ledelse. Når ledelsen vurderer, at beslutningsoplægget er klar, bliver det skippet videre til direktionen, bestyrelsen eller udvalget, som skal træffe afgørelsen.

{{toplink}}  

Den samlede pris for et beslutningsoplæg afhænger dermed ikke kun af, hvor hurtigt det bliver skrevet, men kommer især an på, hvor mange gange, det skal skrives om.

Det er helt normalt – og i øvrigt en vigtig kvalitetssikring – at udkastet til beslutningsoplægget ryger frem og tilbage nogle gange mellem de forskellige led, inden det er klar til at sendes videre op i systemet. Desværre er det dog også helt normal praksis, at der ved hver omskrivning bliver lagt tid og kræfter i at få teksten til at fremstå så færdig som muligt, hvilket øger kostprisen for et udkast markant.

Hvem vil ikke gerne have, at teksten står flot, når ens nærmeste leder skal læse den? At sætningerne spiller, kommaerne står rigtigt? Lederen sætter da pris på, at man i det mindste har rettet slåfejlene, ikke?

Selvfølgelig. Og det er præcis derfor, at sådan én som mig bliver hyret ind i offentlige styrelser for at holde skrivekurser. Alle ledere ønsker sig dybest set det samme, når de bestiller et skrivekursus for medarbejderne: Bedre og billigere tekster.

Derfor spærrer de også øjnene op, når det første, jeg anbefaler medarbejderne, er at droppe de pæne udkast og begynde at skrive grimme udkast.

Hvor kontraintuitivt det end lyder, sænker grimme udkast kostprisen på et beslutningsoplæg betragteligt.

Jeg tør slet ikke tænke på, hvor mange dyre ord, der kunne spares ved samlebåndet i beslutningsprocessen, hvis alle begyndte at leve – eller rettere skrive – efter mantraet: Skriv grimt, før du skriver flot.

Prioriter indhold

Regnestykket er enkelt. Det tager selvsagt længere tid at skrive et pænt udkast, hvor hele teksten er rettet igennem op til flere gange, end et dårlig ét, hvor det hele er skrevet fra ende til anden uden at tage hensyn til formuleringer, slåfejl og tegnsætning.

Så længe man stadig diskuterer de store linjer, er der ingen grund til at tage sig af de sproglige detaljer. Hvor umage, man end har gjort sig, vil der alligevel altid være rettelser til udkastet – og ofte skal hele afsnit skrives om eller slettes helt. Spild af pæn tekst.

{{toplink}}

Derfor anbefaler jeg, at medarbejderen starter med at skrive et grimt udkast, som lederen læser igennem og kommenterer, inden det bliver rettet til, forbedret og finpudset – og til sidst ender som et færdigt beslutningsoplæg.

Bemærk, at et "grimt udkast" ikke handler om at skrive med lukkede øjne. Det har intet med fristil eller formålsløst klatværk at gøre, men skal forstås som en målrettet skitse til den endelige sagsfremstilling.

Det grimme udkast er et arbejdsredskab, som minimerer antallet af forsinkelser og forhindringer i den kollaborative skriveproces.

Frygten for fejl

Ingen, der skriver beslutningsoplæg, spilder tiden med vilje.

Alle gør det selvsagt så godt, de kan. Problemet er tværtimod, at vi har de forkerte forventninger til, hvad ”godt” vil sige alt efter, hvor vi befinder os i skriveprocessen.

Få discipliner er så fedtet ind i perfektionisme som skrivning. Vi misforstår ofte perfektionisme som en lyst til at skrive så godt som muligt, men i organisationer kommer det snarere til udtryk som en frygt for at fejle.

Fordelen ved grimme udkast er, at de fjerner frygten for at fejle hos den enkelte medarbejder, fordi bordet ikke fanger, når det stadig drejer sig om et arbejdsdokument.

Det kræver dog en forandring i organisationens skrivekultur, så alle er indforståede med, at det første udkast i udarbejdelsen af et beslutningsoplæg ikke er sprogligt fejlfrit, men blot en grov skitse at vurdere sagens hovedtræk ud fra.

Implementeringen af ’det grimme udkast’ indebærer dermed en kollektiv forventningsafstemning. Helt konkret betyder det, at man som organisation begynder at tænke skriveprocessen i flere faser. At man tænker mindre produkt- og mere procesorienteret.

Øger kvalitet og glæde

Vi ved fra skriveforskningen, at man ved at dele skriveprocessen op i faser kan mindske produktionstiden og øge kvaliteten af den endelige tekst. At det samtidig giver færre bekymringer og større skriveglæde undervejs er ligeledes en påviselig effekt, som jeg er sikker på mange fuldmægtige ville nyde godt af at opleve på egen krop.

Grimme udkast er nøglen til både bedre og billigere beslutningsoplæg, men det kræver, at vi generelt gentænker, hvordan vi uddanner i, arbejder med og i det hele taget forstår skrivning i offentlige organisationer. 

{{toplink}}

Det er med andre ord på tide, at vi begynder at behandle skriveprocessen for hvad den er: Præcis en proces, som starter med et uskønt udkast og slutter med en pæn tekst.

Den her opfordring går ud til det skrivende folk i den offentlige sektor, som ser frem til endnu en arbejdsdag ved skrivebordet: I dag er den perfekte dag til at skrive et grimt udkast.

debat@altinget.dk