Folkemødeplanlægning: Her er, hvad du skal huske hvornår

Med den bidende novembervind fygende om ørerne tænker du måske, at der er endog meget lang tid til juni, solskinsø og Folkemøde. Men hvis din organisation ønsker at arrangere et event til Folkemødet 2019, så er det en god idé at tage hul på forberedelserne allerede nu.

Deadlinen for ansøgninger om stade- og bådpladser til Folkemødet er eksempelvis allerede overskredet. Men det betyder heldigvis ikke, at løbet er kørt. Der er nemlig andre muligheder såsom at booke sig ind i et af Folkemødets eventtelte, afholde et pop-up-event i festivalområdet eller indgå en aftale med lokale bornholmere om leje af et lokale eller lignende.  

Nedenfor får du et overblik over de vigtigste deadlines, du skal huske som arrangør på Folkemødet 2019. Men først får du fire gode råd fra Foreningen Folkemødet til, hvad arrangører skal huske for at få mest muligt ud af deltagelsen på Folkemødet.    

Gode råd til event-arrangører

Råd 1: Meld events ind i god tid
Hvis du venter til sidste øjeblik, kan du være uheldig ikke at komme med i det trykte program.

Råd 2: Gå sammen med flere organisationer om et fælles telt
Folkemødeanalysen viser at arrangører, der går sammen om at afholde events, får mere ud af deres deltagelse. Både i form af netværk og styrkede relationer, og ved at være flere organisationer om at dele udgifterne kan man også spare lidt penge.

Råd 3: Tænk ud af boksen
Tænk kreativt, når du planlægger events. Både i form, deltagere og ordstyrer.

“Vi har cirka 3.000 events, og langt de fleste har et format, hvor fire-fem personer står på en scene, der er en overvægt af mænd – og helt klart en overvægt af hvide mænd, og så er der en moderator, som i mange tilfælde er en eller anden semikendt tv-personlighed. Og det kan sagtens være et rigtigt spændende event. Men det er altså en god idé at overveje, om man kan nytænke formatet lidt,” siger Pelle Nybirk, som er kommunikationsansvarlig for Folkemødet. Han foreslår blandt andet, at man kan tænke mere i at inddrage publikum i ens event eller i at få koblet aktører på tværs af brancher.

Råd 4: Spørg om hjælp
Ring til Folkemødesekretariatet, hvis du har spørgsmål.

“Vi hjælper meget gerne,” siger kommunikationsansvarlig Pelle Nybirk.

De vigtigste deadlines for Folkemødet 2019

15. november: Deadline for ansøgning om en stadeplads på et af de kommunalt ejede områder i Allinge eller en bådplads til et eventskib i Allingehavn.

Hvis jeres organisation missede deadlinen for at ansøge om en stade- eller bådplads, er der stadig andre muligheder for at afholde et event under Folkemødet 2019, man kan eksempelvis indgå aftaler med beboere, foreninger eller virksomheder i Allinge om at leje deres lokaler. Man kan også arrangere et såkaldt pop-up-event, hvor man får stillet et udendørsareal på 2x2 meter til rådighed på festivalpladsen til et mindre set-up med banner, roll-up og et bord. Eller man kan ansøge om at få tid i et af Folkemødets debattelte via Folkemødets Selvbetjening.

20. februar: Sidste frist for at bestille telt, el, lyd og inventar såsom borde, stole, sofaer og kaffemaskiner til ens stade- eller bådplads via Folkemødets selvbetjening (det er muligt at bestille fra den 31. januar).

6. marts: Sidste frist for at navngive stadepladsen samt skrive en kort beskrivelse af indholdet, som Folkemødet kommunikerer ud til gæsterne. Stadepladsbeskrivelserne kommer med i både det trykte program og i appen. Navn og beskrivelse kan indsendes via selvbetjeningen.  

6. marts: Sidste frist for at ansøge om plads i Civiltinget, som er Folkemødets gratis tilbud til små foreninger og organisationer uden økonomisk formåen (ansøgningen åbner 16. januar og kan indsendes via selvbetjeningen).

6. marts: Deadline for ansøgning om at afholde et pop-up-event (ansøgningen åbner den 20. februar og kan indsendes via selvbetjeningen).

1. maj: Sidste frist for at tilmelde events gratis og få dem med i det trykte program. Efter 1. maj koster det penge at tilmelde events, og de kommer ikke med i det trykte program (tilmeldingen åbner 6. marts og kan ske via selvbetjeningen).

13. juni kl. 11.30: Folkemødet begynder, nu skal alt være klar!

I Folkemødets arrangørhåndbog 2019 kan du læse meget mere og få det fulde overblik over alle regler, retningslinjer, datoer og tilmeldingsordninger.