Red Barnet Ungdom knækkede koden: Sådan afholder du gyldig digital afstemning

Af Benjamin Alexander Helbo 
Journalist

Hvis man vælger at omlægge sin generalforsamling fra et fysisk til et digitalt møde, så skal man være klar over, at der kan opstå en række udfordringer. 

Mange foreninger og organisationers vedtægter indeholder specifikke regler for, hvordan en generalforsamling skal foregå, og de kan være svære at leve op til på et digitalt møde.

Et godt eksempel er afstemninger. I mange organisationer og foreninger er der et regelsæt for afstemninger, som skal overholdes, men hvordan sikrer man det, når selve grundlaget for generalforsamlingen pludselig er ændret?

Netop den problemstilling gav anledning til hovedbrud hos Red Barnet Ungdom, da organisationen afholdt landsmøde for omtrent 40 medlemmer i november sidste år. For hvordan afholder man en anonym og gyldig afstemning digitalt? 

“Vi ville virkelig gerne kunne leve op til vores egne krav om, at alle afstemninger skal være anonyme. Vi ville også gerne sikre os, at ingen kunne stemme mere end én gang, men vi var i tvivl om, hvordan vi skulle gøre det,” fortæller næstformand Asger Ougaard.

“Vi vidste, at der fandtes en række systemer til formålet, men de gratis systemer kunne ikke leve op til vores krav, og de professionelle systemer var for dyre.”

Og hvad gør man så? Jo, man udvikler da bare sit eget system. 

Tredelt stemmesystem sikrede anonymitet og korrekt stemmeantal
Et internt system blev løsningen for Red Barnet Ungdom, som i samarbejde med en gruppe ansatte i organisationens sekretariat lavede deres eget stemmesystem.

Hvordan fungerede jeres system?

“Grundlæggende lavede vi et system, som var opdelt i tre dele. Medlemmer med stemmeret, stemmetællerne, og en gruppe ansatte i sekretariatet, som hjalp til.”

“Vores sekretariatsansatte genererede først nogle tilfældige landsmøde-ID'er, som blev sendt ud til hvert enkelt medlem med stemmeret i en e-mail, som bekræftede deres deltagelse i mødet.”

“Under selve mødet sendte vi så et link ud, hver gang vi nåede til en specifik afstemning. Linket ledte videre til et dokument i Microsoft Forms, hvor medlemmerne afgav deres stemme, ved at skrive deres landsmøde-ID.”

Hvordan sikrede i at alle stemmer blev afgivet anonymt?

“Når samtlige medlemmer havde stemt, blev Microsoft Forms-dokumentet tilgået af vores stemmetællere. Stemmetællerne havde ikke adgang til landsmøde-ID'erne, så de vidste ikke, hvilken person der var bag det respektive ID. De fik bare udleveret en liste over de gyldige ID'er, som de brugte til at kontrollere stemmerne,” forklarer næstformanden og uddyber:

“På den måde kunne vi både sikre os, at afstemningen foregik anonymt, og at der kun blev stemt én gang pr. ID og dermed én gang pr. deltager.”

Systemet fungerede som håbet. De omtrent 40 deltagere forstod systemet, og afstemningerne forløb gnidningsfrit. 

Efter landsmødet udsendte Red Barnet Ungdom et evalueringsskema til sine medlemmer, og undersøgelsen bekræftede ifølge Asger Ougaard, at afstemningssystemet havde været en succes.

“Vi sendte evalueringsskemaer ud efter generalforsamlingen, og her var der generelt kun ros tilovers for afstemningsproceduren. Det fungerede rigtig nemt.”

Forberedelse er nøglen
God forberedelse er nøglen til en god digital generalforsamling, mener Asger Ougaard.

Red Barnet Ungdom valgte at bruge Microsoft Teams til deres digitale møde, og derfor besluttede han og en kollega fra bestyrelsen at lave en introduktionsvideo til platformen.

En uge før landsmødet blev videoen sendt ud til medlemmerne, så de havde de bedst mulige forudsætninger for at deltage digitalt.

“Deltagerne i et digitalt møde har ikke den samme mulighed for at spørge deres sidemakker eller dirigenten, hvis de er i tvivl, som de har til et fysisk møde. Derfor bliver det enormt vigtigt at introducere ordentligt til de enkelte punkter. Man skal være helt sikker på, at alle er sat ordentligt ind i det tekniske, så man kan få nogle meningsfulde og gode diskussioner,” forklarer Ougaard og uddyber:

“Vi forklarede først og fremmest, hvordan Teams fungerer, hvornår man rækker hånden op, hvordan man tænder sin mikrofon, og hvordan vores digitale møde i det hele taget ville forløbe rent praktisk.”

Medlemmerne var således godt forberedt på det tekniske aspekt af deres deltagelse, men det kan stadig være svært at overskue, hvem der skal tale hvornår, når man er mere end 40 mennesker samlet i et virtuelt rum.

Derfor hjalp foreningens sekretariat med til afviklingen af mødet, og konstellationen med en udefrakommende ordstyrer vil Asger Ougaard gerne anbefale. 

“Vi havde ansatte fra sekretariatet med på mødet. De overvågede hele tiden, om der var nogle, der havde 'hånden oppe'. Ud fra håndsoprækningerne lavede de en talerække og gav ordet videre, når tiden var inde. Det fungerede og gjorde debatten flydende.” 

Hvis det skal være digitalt, så gør det 100 procent digitalt
Hvis man vælger en digital løsning til sin generalforsamling eller landsmøde, så skal man gøre det 100 procent digitalt. Med halve løsninger risikerer man nemlig at fremmedgøre sine medlemmer, mener Asger Ougaard.

“Vi traf hurtigt en beslutning om, at alle skulle deltage på lige fod. Hvis medlemmerne skulle deltage online, så skulle bestyrelsen også. Derfor sad bestyrelsen også hver for sig, og den beslutning har vi været glade for efterfølgende,” forklarer han og uddyber:

“Hvis der er én gruppe, der sidder sammen fysisk, mens de andre sidder alene bag en skærm, så risikerer man, at de digitale medlemmer føler sig udelukket.“ 

Der skal i det hele taget tages ordentligt hensyn til medlemmerne, mener Asger Ougaard.

Den digitale generalforsamling gør det ganske vist lettere at deltage, fordi man ikke skal rejse, men den mindsker også muligheden for spontanitet og socialt samvær, og det kan gøre det svært at følge med. 

“Den nok mest oplagte fejl, man kan begå, er at overføre dagsordenen fra det fysiske møde direkte til det digitale møde. Folk går kolde, hvis de sidder og kigger ind i en skærm for længe ad gangen.”

“Vi har en regel om højst 45 minutters dedikeret deltagelse af gangen. Det er simpelthen vigtigt at indse, at når man har de her onlinemøder, så kan man ikke holde til meget mere end tre kvarter ad gangen,” forklarer næstformanden, før han afslutter samtalen med et godt råd.

“Start med at undersøge, hvor der kan skæres ned. Hvis man forsøger at forkorte dagsordenen og indlægge ordentlige pauser undervejs, så skaber man de bedst mulige forudsætninger for at få motiverede og engagerede deltagere.”