Når frivilligledelse også praktiseres på toilettet

Tre tømmermændsramte fyre støtter sig til hinanden i forsøget på at holde balancen på en vakkelvorn bænk, mens en Ikea-skål med lunken kaffe går på omgang. Over for dem sidder et par piger med hættetrøje godt i gang med at fortære en ost på hvidt brød toppet med ristede løg og en pålægschokolademad som reserve.

Det er torsdag morgen på årets Roskilde Festival, og de 15 unge mennesker i rundkredsen er frivillige teamledere i en pantbod, som Grænseforeningen Ungdom driver under årets festival. De er en del af 30.000 frivillige, som skal få årets festival til at glide, og de er medforfattere til en række ledelsesværktøjer, som Tuborgfondet og Roskilde Festival i samarbejde med foreninger og antropologer har udviklet over det sidste år. Værktøjer, der skal støtte de frivillige ledere i civilsamfundet til bedre ledelse og større engagement.

Læs mere om ledelsesværktøjerne her.

De perfekte redskaber
“Skal vi ikke hænge erfaringstavlen på toilettet,” lyder det i rundkredsen fra talspersonen for Grænseforeningen Ungdom, Wienke Reimer, der trods sølvglimmer omkring øjnene ligner den med færrest tømmermænd. Hun er i gang med at gennemgå de prototyper af ledelsesværktøjer, som hun og fem andre foreninger i samarbejde med de andre i projektet har udviklet gennem workshops og feltarbejde.

Værktøjerne består af en lederlommebog, der giver frivilliglederen hurtige og konkrete råd til at lede frivillige godt. En Erfaringstavle, der skal opsamle og dele erfaringer og løsninger. Samt en postkasse og papir med invitation til feedback og snak, der er et værktøj, hvor frivillige og frivilligledere kan give og modtage feedback på oplevelserne af frivilligarbejdet.

“Evalueringstavlen og postkassen er bare perfekt. For når man er på festival, tænker man ikke over at evaluere løbende, for der er så meget andet, man skal have styr på. Man glemmer det, eller har ikke tiden eller overskuddet. Og bagefter er det tit for sent. Men med de her evalueringsskemaer kan vi bare lægge det ud til de frivillige, og så bliver de udfyldt,” siger Wienke Reimer.

Plads til forbedringer
Konsulentvirksomheden Antropologerne har siden foråret 2016 arbejdet med at facilitere workshops og lave feltarbejde blandt og med foreningerne for at finde frem til behovet hos festivalens mange frivilligeledere. Og på festivalen i 2017 skal de seks foreninger i projektet samt Roskilde Festivals egne frivillige afprøve prototyperne for at rette dem til.

I pantboden står et par teamledere og fordeler arbejdet med at sortere flasker. Luften er tyk af daggammel øl og skarp spiritus, og støjen fra klirrende flasker og skrattende dåser banker decibelniveauet helt i vejret.

Hannes Plath bladrer i sin lederlommebog. På bagsiden har han skrevet telefonnumre og noter, så han altid har de nødvendige telefonnumre ved hånden.

“De praktiske råd er rigtig gode. Jeg kan virkelig bruge dem i mit arbejde. Men bogen er foldet af A4-papir, så det går let i stykker. Jeg ville ønske, at det var i en bedre kvalitet,” siger Hannes Plath, der er teamleder i pantboden.

Gitte Mikkelsen er senioretnolog og projektchef hos Antropologerne. Hun står bag forarbejdet til værktøjerne og nedfælder Hannes Plaths kritik på sin blok.

“Det er brugbar viden, som vi tager med i vores videre arbejde med værktøjerne. Det holder ikke, at lederlommebogen går i stykker, så måske skal det printes på noget tykkere papir,” siger Gitte Mikkelsen, mens hun noterer de frivilliges brug af materialerne.

Opdelt kø - og problemet var løst
Et par hundrede meter fra pantboden ligger restauranten Mor Toves, der blandt festivalens mange gæster har ry for at lave de bedste pandekager og æbleskiver. Flere lange køer bekræfter restaurantens popularitet, og duften af pandekager breder sig helt ud i baglokalet, hvor en postkasse står plantet på et bord midt i lokalet. Heri ligger flere sedler fra de frivillige, der har taget værktøjet om feedback til sig, fortæller formanden for Svogerslev Håndboldklub, Frederik Langballe, der driver restauranten.

“Vi har allerede i dag modtaget syv invitationer, hvor de frivillige har skrevet både ris og ros,” siger Frederik Langballe.

Grænseforeningen Ungdoms postkasse til feedback fra de frivillige. (Foto: Grænseforeningen Ungdom)

Han slår ud med armene og åbner øjnene helt op, da Altinget spørger ham, hvordan det har været at bruge ledelsesværktøjerne på festivalen.

“Én skrev for eksempel, at det var dumt, at folk, der skulle købe kaffe, stod i den samme kø som dem, der skulle købe pandekager. Pandekagerne tager lang tid at lave - men det gør kaffen ikke. Og han havde jo ret,” siger formanden og fortsætter.

“Vi delte køen op i to, og det blev den markant mindre af. Hvorfor gjorde vi ikke det for 15 år siden? Måske fordi folk ikke har turde sige noget. Men med de her invitationer så kan de frivillige komme på banen også anonymt.”

Værktøjer giver flere frivillige
Frederik Langballe fortæller, at det blot er ét eksempel, hvor den hurtige feedback har gjort gavn og ændret en arbejdsproces til noget bedre. Og han forventer, at dialogen mellem de frivillige og de frivillige ledere vil blive endnu bedre med de nye værktøjer.

“Vi kan simpelthen hverve flere frivillige med de her værktøjer. Det er brugbart både på festival og derhjemme i håndboldklubben. Det er værktøjer, der er super brugbare for alle,” siger Frederik Langballe.

Refleksion på toiletterne
Hos Grænseforeningens pantbod gjorde man alvor af at hænge erfaringstavlen på toiletterne, som Wienke Reimer bebudede i rundkredsen en torsdag morgen på festivalen. Og da Altinget et par måneder efter ringer for at høre til foreningens evalueringer af ledelsesværktøjerne, står erfaringstavlerne på toiletterne som et af de mest succesrige initiativer.

“Vi brugte værktøjerne meget forskelligt. Men vi brugte nok mest evalueringstavlen på toiletterne. Det er jo vigtigt at nå ud til alle vores folk. Og alle vores folk bruger toiletterne, hvor de har tid til at reflektere,” siger Wienke Reimer.

Her fyldte de frivillige to A3-sider med beskrivelser af udfordringer, som de mødte i deres arbejde. Samtidig beskrev de samme frivillige mulige løsninger på både kort og lang sigt. Yderst værdifuldt og genialt, fortæller talskvinden.

“Arbejdet med pantsortering er vigtigt, men i sidste ende er det vigtigt, at vi har det godt sammen, og folk kan lide at være sammen,” siger Wienke Reimer og uddyber.

“Det er rart at få feedback løbende, og at der er mulighed for at være anonym. Vi kunne direkte ændre på noget med det samme, fordi det blev synligt og beskrevet. Rigtig mange problemer kan løses, før de bliver til frustrationer, og det hjalp erfaringstavlen på,” siger Wienke Reimer.

“Det er ikke 200 siders analyse”
Talskvinden ser derfor de nye værktøjer som en integreret del i foreningens arbejde på Roskilde Festival. Men hun har også taget dem med i hverdagen, hvor mange kan lære af de gode råd, mener hun.

Lederlommebogen er et godt opslagsværk, hvor man kan se, hvordan man skal lede i forskellige situationer. Man kan se, hvor man kan blive bedre. Den er god til at bruge i foreningerne uden for Roskilde, fortæller Wienke Reimer.

“Jeg har eksempelvis også delt lederlommebogen ud til foreningens bestyrelse, for jeg synes, der står rigtig mange gode ting, som vi alle skal huske på, når vi leder som frivillige. Det er ikke 200 siders analyse, det er konkrete værktøjer, som man kan forholde sig til og arbejde ud fra med det samme,” siger Wienke Reimer og tilføjer.

“Vi fik nok 30 invitationer med feedback, og evalueringstavlerne skulle vi skifte ud, fordi der var så meget feedback på dem. Så næste år skal vi nok have printet flere værktøjer.”

Download ledelsesværktøjerne gratis fra Tuborgfondets hjemmeside her

nordahl@altinget.dk