Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Når Novo Nordisk Fonden for seks til syv år siden modtog rapporter fra bevillingsmodtagere, var det ikke til at forudsige, om man fik en lang akademisk rapport eller en kort takketale.

I fondens sekretariat havde man samtidig svært ved at finde tid til at læse alle afrapporteringerne og systematisere informationen.

Og ville man samle data ind på tværs af de mange projekter, fonden støttede, var rapporterne slet ikke designet til at hjælpe. 

I takt med at fondens bestyrelse skruede op for bidrag til videnskaben og samfundet i øvrigt, voksede der også et ønske frem om mere professionel og systematisk dataopsamling for alle de projekter, der får penge.

Det fortæller Thomas Alslev Christensen, der er Senior Vice President, Impact, i Novo Nordisk Fonden.

“Fondens ønske udsprang ikke af et behov for at kontrollere. Formålet var at få et overblik over det samfundsaftryk, bevillingerne afsætter. Samtidig får vi nu data ind, som vi kan genbruge og kommunikere til samfundet,” forklarer Thomas Alslev Christensen. 

Mere system i afrapporteringen
I første omgang blev afrapporteringer til videnskabelige formål sat i system.

Det skete via et engelsk system, ResearchFish, der blandt andet er viklet ind i forskningsdatabaser og selv henter de publikationer og resultater, forskerne producerer.

Men den database fungerede ikke til de uddannelsesmæssige, humanitære og sociale projekter, som Novo Nordisk Fonden også har skruet op for de seneste år.

Her skal et projekt oftere måles i både kvantitative og kvalitative indsamlinger som eksempelvis casehistorier og interviews. Det giver non-profit platformen Foundgood mulighed for. 

“Det er meget elastik i den afrapportering, vi beder om. Hvis det er et projekt, der løber over seks måneder, skal rapporteringen være ultrakort: Hvad var formålet, og hvor mange fik gavn af det? Ved flerårige projekter er der typisk bygget en monitorering ind i projektet,” siger Thomas Alslev Christensen og uddyber: 

“Vi oplever, at både vi og bevillingsmodtageren er interesseret i at måle, om det, man laver, har en effekt. Civilsamfundets bliver jo også mere og mere professionelt drevet, og der ligger en læringsproces, som man gerne vil tappe ind i.” 

Hvordan omsætter I de oplysninger, databasen giver jer? 

“Vi støtter over 100 uddannelsesmæssige, sociale og humanitærer projekter om året og er optaget af at måle, hvor mange der får gavn af hjælpen. Systemet giver os også et hurtigt overblik over, hvilke områder og aktiviteter vi støtter. Det kan eksempelvis være skolegang for flygtningebørn, empowerment af kvinder i tredjeverdenslande eller sundhedstiltag. De informationer, vi efterspørger, samler vi op i vores årlige impact-rapport, der bliver brugt til at vise samfundet, hvilken gavn pengene har gjort,” siger Thomas Alslev Christensen.

Afrapportering bliver strategiske pejlemærker
Men databasernes informationer bliver ikke kun brugt til at vise omverdenen, hvordan Novo Nordisk Fonden bruger sine penge.

De er også vigtige pejlemærker til at måle, om fonden lever op til sin egen strategi på forskellige områder, fortæller Thomas Alslev Christensen:

“Vi har vores eget varehus med data fra cirka 250 bevillinger i Foundgood. Der gemmer vi data og kan analysere på tværs. Med tiden giver det os mulighed for at følge udviklingen år for år og måle fremskridt inden for vores fokusområde. Det bliver altså lettere for os at måle, om vi følger vores egen strategi.” 

Har I allerede brugt de her indsigter til at justere jeres egen strategi og måske også udvælgelsen af projekter, I giver støtte? 

“Når vi får rapporteringer ind nu, kan vi bedre se, om der kommer de ønskede resultater. Kommunikationen med bevillingsmodtageren bliver simpelthen mere transparent. Og vi kan se, at de gør sig umage med at fortælle om det, de laver. Det giver os en løbende bekræftelse i, at de beslutninger, vi har taget, er fornuftige. Foundgood-systemet er endnu så nyt, at vi ikke kan måle, om vi når vores strategiske mål inden for humanitære, sociale og uddannelsesmæssige projekter. Men vi kan lave de første målepunkter næste år.” 

Løbende afrapportering sikrer fokus på projektets mål
I civilsamfundet kan der være en tendens til, at man føler, at afrapportering er lidt som at være til eksamen. Thomas Alslev Christensen lægger heller ikke skjul på, at en løbende og transparent afrapportering giver fondene et indblik fra sidelinjen og muligheden for at justere, hvis der er behov: 

“For os er alle projekter lige vigtige. Uanset om vi donerer 50.000 kroner eller 10 millioner. Det er vigtigt for os, at projektet kom nogen til gavn, og at der var et kvalitetsløft for dem, der var målgruppen. Så på den måde kan man godt sige, at vi i det nye system har bedre hånd i hanke med, om det, man gerne vil, også bliver indfriet," siger Thomas Alslev Christensen og uddyber: 

“Hvis det er et projekt, der løber mere end et år, så får man typisk pengene udbetalt i rater. Efter det første år får vi en rapportering og vurderer den, før vi udbetaler næste pulje. Det er selvfølgelig en vigtig del af rapporteringen, at man som organisation har fokus på det, man har lovet, og ikke alt muligt andet.”

Hvordan oplever I, at civilsamfundet indstiller sig på at afrapportere i en database? 

“De er jo i forvejen vant til at afrapportere på alle mulige måder. Det gode ved systemet er, at det er lige så let at bruge som facebook eller LinkedIn. Man kan uploade informationer, uanset hvor man er i verden og bruge fotos som en del af sin dokumentation. Gevinsten er også, at materialet ikke bliver væk og gemmer sig i en email, som ved en fejl bliver slettet. Vi har dog tænkt os at lave nogle kurser og webinarer, for min erfaring er også, at organisationerne bliver lidt usikre: Er det virkelig kun det, vi skal? Man kan i øvrigt sige, at databasen bliver en fordel, hvis man som bevillingsmodtager har flere afrapporteringer samlet det samme sted. På den måde høster man nemt intern vidensdeling.”