Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Fonde uddeler hvert år en stadig større pose penge til samfundsgavnlige tiltag.

Med det større pengeflow til blandt andet civilsamfundet følger også et krav om bedre opfølgning, når projekterne rundes af.

Med andre ord: Har pengene gjort den gavn, vi håbede på?

Afrapportering: Fra fondstøtte til forskel
Hanne Brinch er stifter af den digitale platform Foundgood, der som non-profit virksomhed hjælper fonde og bevillingsmodtagere med at sætte tilbagerapportering i system.

Hun forklarer fondenes øgede interesse for afrapportering sådan her: 

“En afrapportering ligger i krydsfeltet mellem impact (hvilken langsigtet forskel gør vi?, red.) og kontrol. Fondene uddeler flere penge og vil gerne sikre sig, at pengene bliver brugt som forventet. Derudover er der også et voksende ønske om at undersøge sit fodaftryk. Fondene vil gerne forstå, hvor de er med til at gøre en forskel, så de kan bruge det strategisk.” 

Hanne Brinch giver her sine bedste råd om afrapportering til civilsamfundsorganisationer, der søger og får penge fra fonde.

Her finder du mere information om Foundgood.

Hendes første råd er at være i god dialog med fonden. Det lyder måske banalt, men mange spildte kræfter kan undgås, hvis du ved, hvad fonden forventer.

Fonde er nemlig meget forskellige. Nogle er mere traditionelle, og man kan til sidst nærmest nøjes med at sende et slags takkebrev. Andre vil, som beskrevet ovenfor, gerne forstå, hvordan deres penge gør gavn.

Tænk afrapportering ind fra begyndelsen
Allerede når man formulerer sin fondsansøgning, skal man tænke den fremtidige afrapportering ind. Det gør man ved at kigge på sin forandringsteori.

Det lyder måske lidt abstrakt, men indsatsen er givet godt ud, hvis man tager de langsigtede briller på, lyder det fra Hanne Brinch: 

“Det kan være supersvært at tænke logisk igennem, hvordan man vil ændre noget ude i verden. En god forandringsteori handler om at beskrive, hvilke mål man har, og hvordan man gerne vil nå de mål. Det betyder, at man skal have nogle gode hypoteser, og at man forstår den situation, man gerne vil gøre en forskel i.”  

Hanne Brinch har formuleret disse otte nøglespørgsmål, som ethvert godt projekt bør besvare i den indledende fase: 

• Hvad er problemet?
• Hvad er årsagerne til problemet?
• Hvad er visionen, når problemet er løst? (også kaldet impact, effekt og langsigtet outcome)
• Hvilke forandringer, er nødvendige for at komme derhen? (også kaldet kortsigtet outcome)
• Hvad er derfor målene (eller objectives)
• Hvilke aktiviteter skal gennemføres for at lede til disse forandringer?
• Hvordan ved vi, om disse aktiviteter er en succes?
• Hvordan måler vi fremdriften?

Kan man svare på disse spørgsmål, har man også byggestenene til at lave en god afrapportering, uddyber Hanne Brinch:

“Den gode afrapportering samler data sammen om disse spørgsmål. Hvilke ”output” var der af aktiviteterne? Hvilke forandringer blev skabt? Hvordan viser vi, at målene nås, og at en langsigtet impact er mulig.”

Den løbende afrapportering
Når den gennemarbejdede ansøgning er skrevet, og pengene ruller ind på NGO’ens eller foreningens konto, skal man ikke tænke, at afrapporteringen først er noget, man skal forholde sig til ved projektets afslutning.

Hanne Brinch råder i stedet bevillingsmodtagerne til jævnligt at bryste sig af det, hun kalder “de gode nyheder”.

Har man en digital platform, hvor både fonde og bevillingsmodtagere kan følge med i udviklingen, kan det være et godt redskab.

Ikke alene giver den digitale platform et fint øjebliksbillede. Den gør det også nemmere at samle op til sidst. 

“Hvis man drypper sine resultater af efterhånden, bliver det ikke et uoverstigeligt bjerg til sidst. Man får også nemmere ved at stige op i helikopteren ved projektets afslutning ved at skabe sig et løbende overblik,” forklarer Hanne Brinch. 

Afslutning: Sandsynliggør din effekt
Alt afhængig af projektets løbetid og bevillingernes størrelse vil der være forskellige krav til, hvordan man som NGO eller forening dokumenterer, at pengene er brugt rigtigt og har haft effekt. 

For et mindre projekt, der primært drives af frivillige kræfter, kan der eksempelvis ikke stilles krav om store forkromede analyser, der bygger på skudsikre, statistiske undersøgelser.

Den slags dokumentationskrav vil dræne en lille organisation. Derfor bør fonde også tænke sig grundigt om, når de beslutter sig for, hvilke krav de stiller til den endelige afrapportering. 

“Pas på ikke at overbebyrde en lille NGO med mange unødvendige formkrav. Det er for det første belastende for bevillingsmodtageren og kan koste kræfter fra det arbejde, de har fået penge til at udføre. Bed dem i stedet om en simpel dokumentation for deres aktiviteter med fotos eller enkle optællinger.” 

En mere kvalitativ afrapportering kan en mindre NGO’er eksempelvis løse ved at lave casestudier, hvor man interviewer repræsentanter fra den målgruppe, man gerne ville lave en forandring for.

Hvad kan NGO’en lære af en god afrapportering? 
Der har tidligere været en tendens til at se afrapporteringer som noget, man gjorde for fondenes skyld. Men afrapportering er ikke kun et værktøj, som gør fondene klogere.

Hvis man bruger sin afrapportering rigtigt, kan en NGO bruge den til selvransagelse og til at blive endnu skarpere: Er vores indsats lagt det rigtige sted?

“Både fond og NGO’er ønsker at gøre en faktisk forskel for dem, der har brug for hjælp. Del gerne rapporten internt i organisationen og med jeres frivillige. På den måde lærer alle af indsatsen og ikke kun fonden. Reflektér også over de udfordringerne, der altid er. Det værdsætter fondene også, og ærlighed er den bedste vej til et godt samarbejde,” siger Hanne Brinch.