Sådan skabte Nordea-fonden nærvær og atmosfære på webinar

“Godmorgen. Jeg er projektleder for Børns Møde Med Kunsten i den nordjyske kulturaftale.”

“Godmorgen her fra Bornholm...hvor vi er ved at lave en status på grøn dannelse i dagtilbud og skoler.”

“Godmorgen. Jeg forsker i leg og bevægelse og ser frem til dagens program…”

På min computerskærm kan jeg denne tirsdag formiddag sidst i oktober læse lidt om alle de andre mennesker, der ligesom jeg, har hevet et par timer ud af min kalender for at deltage i Nordea-fondens webinar om forældreskab under overskriften “Flere børn der blomstrer”. 

Mens jeg er journalist, der skriver artikler til Civilsamfundets Videnscenter, er de andre, forskere, fagfolk og praktikere inden for børneområdet. Vi har alle klikket på det link, Nordea-fonden har sendt ud i forvejen, og nu forbindes vi altså, selvom vi sidder hver for sig på hjemmekontorer over hele landet.

Fra fysisk møde til webinar
På skærmen byder fondens administrerende direktør, Henrik Lehmann Andersen, velkommen, inden det formelle program begynder, og i højre side kører chatten videre med en præsentation af alle dem, der logger sig på. 

Egentlig skulle denne seance været foregået som en fysisk konference i Horsens gamle fængsel, men coronavirus forhindrer den slags møder. Det betyder, at vi som samfund må gribe til tekniske løsninger og virtuelle møderum, når viden skal deles og nye kontakter opstå. 

Nordea-fondens kommunikationskonsulent Marianne Løth Pedersen har haft ansvaret for at omskrive drejebogen fra et fysisk møde til et webinar. Hun giver her indblik i, hvordan fonden har forberedt sig og giver desuden gode råd til andre, der vil kaste sig ud i de digitale øvelser. 

Find webinaret her.

“Det positive ved digitale formater er, at vi kan komme langt bredere ud, og at mange flere kan deltage end ved fysiske arrangementer. Cirka 350 så med live, og yderligere 250 havde tilmeldt sig, så de fik optagelsen tilsendt. Til gengæld er netværksdelen sværere online, ligesom vi er spændte på at se, om webinaret kan føre til dialoger om nye projekter, som vi ofte oplever ved fysiske arrangementer",” siger Marianne Løth Pedersen.

Byggede studie og installerede
For at gøre webinaret så levende og dynamisk som muligt, valgte Nordea-fonden at bygge et studie. Fondens egne medarbejdere fungerer på skift som værter for de forskellige seancer, der indeholder oplæg fra forskellige eksperter og forskere. 

Ude i chatten skriver tilhørerne. Nogle kommer med betragtninger fra den praktiske hverdag, andre stiller spørgsmål til debatten, og et fåtal har problemer med teknikken, som de lufter.

I chatten kører Nordea-fonden også såkaldte polls til publikum: Hvor mange, tror du, der vil tage den kommende øremærkede barsel til fædre? Resultaterne bliver der samlet op på, når dagens chatbestyrer kaldes ind i studiet for at skyde ny energi ind i paneldebatten.

“Vi prioriterede så vidt muligt at samle oplægsholderne i studiet for at skabe et socialt rum, hvor man bedre kan afkode hinanden. Målet er at gøre det mere levende for dem, der sidder og følger med på skærmen,” forklarer Marianne Løth Pedersen.

Inden selve webinaret har Nordea-fonden også forberedt oplægsholderne på, at der er kortere taletid, og at det er en god idé at skrue op for kropssproget, uddyber Marianne Løth Pedersen:

“Selvom 2020 har lært os, hvordan vi mødes digitalt, så er det stadig en virkelig svær øvelse, fordi man ikke får den direkte feedback fra dem, der ser og lytter med. Derfor prioriterer vi at have andre mennesker i rummet, så oplægsholderne får fornemmelsen af, at de rent faktisk taler til nogen. Det er enormt svært at tale til et kamera, når man ikke er tv-vant."

Det tekniske set-up
Det er planen, at Nordea-fonden også i fremtiden vil bruge digitale formater til at udbrede fondens budskaber. Derfor har man købt adgang til en platform, der er særlig designet til at afvikle webinarer.

Til store arrangementer som det netop afviklede webinar om forældreskaber har det desuden været nødvendigt at hyre fagfolk, der professionelt styrer lyd, lys og kameraer, og som sørger for, at indholdet bliver sendt ud på de rigtige kanaler.

“Vi prøver at være meget bevidste om, hvad vi selv er gode til, og hvad vi har brug for hjælp til. Webinaret om forældreskaber er relativt ambitiøst med mange oplægsholdere og meget indhold i det hele taget. Der har vi vurderet, at vi har brug for back up, så det bliver en god oplevelse.”

Selvom Nordea-fonden i hverdagen omfavner de tekniske muligheder, som blandt andet Facebook-live, Teams og Zoom tilbyder, og selvom fonden og dens medarbejdere også før coronavirus covid-19 havde taget mange skridt op ad den digitale læringskurve, så kan man altid blive bedre.

Derfor har de cirka 350 tilhørere fået tilsendt et spørgeskema, hvor de bliver bedt om at vurdere, hvad der virkede, og hvad de fik ud af webinaret. 

“Vi befinder os alle i det her læringsrum, hvor vi bliver klogere. Selvom der kan være mindre skønhedsfejl, håber vi også, at brugerne er glade. Vi er selv tilfredse med webinaret, for det gik, som vi havde planlagt. Men det er klart, at vi er spændte på at høre, hvad deltagerne synes om forløbet.”

Få her Marianne Løth Pedersen gode råd til andre, der prøver kræfter med webinarer: 

• Hav fokus på din målgruppe. Hvem vil du henvende dig til, og hvordan sikrer du, at de får tilmeldt sig? 
• På input til indhold. Ved tilmeldelsen bad vi om input fra dem, der skulle se med. Vi spurgte, hvad de gerne ville vide mere om. Det gav ideer til konkret indhold, som kunne indgå i programmet. 
• Kend dine kompetencer og få hjælp til det, du ikke selv kan. For os handlede det om at få hjælp til at producere det, der skulle sendes ud. Til gengæld er vi selv gode til at facilitere. Det sidste gav os ejerskab. Vores tone, vores budskaber og vores DNA kom ud gennem skærmen. 
• Forberedelse, forberedelse, forberedelse. Lav en detaljeret drejebog til hver session.  Hav gode spørgsmål til oplægsholderne i baglommen, men klæd dem også på i forhold til formatet. Giv dem de bedste muligheder for at “performe”. 
• Skab en atmosfære. Vi ville gøre seancen så social som muligt, selvom det er et online event. Derfor lavede vi et studie, og derfor gav vi også oplægsholderne en følelse af, at de talte til rigtige mennesker, ved at placere tilhørere i studiet.
• Variation er vigtig. Ingen gider at blive håndfodret i timevis med slides om forskningsresultater. Så tænk i andre tekniske muligheder som polls, videoklip og debat. 
• Kig i kameraet. Man skal gøre, hvad man kan for at lære oplægsholderne, at de skal kigge ind i kameraet. Det er nøglen til, at dem, der sidder derhjemme, føler sig talt til. 
• Giv dit indhold et efterliv. Det kan godt være, at webinaret er ovre, men man kan finde webinaret på vores hjemmeside, og dem, som blev forhindret, kan altså se med på bagkant. 
• Vær modige, og kast jer ud i det. Det digitale er kommet for at blive, så det er bare med at komme i gang og lære undervejs.

Find alt materialet her.