Syv gode råd: Sådan undgår små fonde irrelevante ansøgninger

Mange små fonde bruger i dag uhensigtsmæssigt mange ressourcer på at behandle tusindvis af ansøgninger, der ikke er relevante for deres fundats og profil, og som dermed ender i skraldespanden.

De mange irrelevante ansøgninger skyldes ofte, at ansøgerne ikke har gjort deres researcharbejde grundigt nok. Eller at de sender de samme ansøgninger til så mange fonde som muligt, uden at sætte sig ind i fondenes uddelingspraksis – i håb om at få så mange midler som muligt.

Men ifølge projektleder Tine Brodersen er en del af årsagen til de mange irrelevante ansøgninger også, at mange små fonde ikke får kommunikeret deres uddelingspraksis bredt nok ud. Tine Brodersen er projektleder hos Grant Compass, der har udviklet Legatbogen.dk. De seneste år har Grant Compass og Tine Brodersen undersøgt fondslandskabet indgående.

“Vi har talt med hundredvis af små fonde. De har blandt andet det tilfælles, at de er frustrerede over de mange ressourcer, de skal bruge på at behandle irrelevante ansøgninger og unødvendige henvendelser. Samtidig viser vores data, at de fonde, der forbedrer og skærper deres formidling, oplever et fald i irrelevante ansøgninger på op til 40 procent,” siger Tine Brodersen.

Her giver projektlederen fra Grant Compass sine seks bedste råd til, hvordan små fonde bliver skarpere til at kommunikere og ramme deres målgruppe.

Råd 1. Lad være med at gemme jer
“Mange små fonde er bange for at være synlige, fordi de frygter, at de vil blive oversvømmet af ansøgninger. Derfor tænker de, at det er bedst ikke at have en hjemmeside, en offentlig profil eller at være på de sociale medier,” siger Tine Brodersen.

Men det er ifølge hende en dårlig strategi, for alle fonde er registrerede i CVR-registret, og ansøgerne finder alligevel frem til fondene. Løsningen er derfor ikke at forsøge at gemme sig, men at være synlig og tydelig i sin kommunikation til ansøgerne, så man rammer sin målgruppe og primært får kvalificerede ansøgninger.

Råd 2. Brug ressourcer på kommunikation. Det er billigere på den lange bane
Mange små fonde fravælger en kommunikationsindsats, fordi det koster tid og penge. Men ifølge Tine Brodersen kan små fonde spare ressourcer på den lange bane ved at investere tid i at forbedre deres formidling og kommunikation.

“En hjemmeside koster ikke mange penge i dag, og de ressourcer, man bruger på at lave en klar og tydelig hjemmeside, er en investering, der kommer til at spare fondene for mange administrationstimer på langt sigt,” siger Tine Brodersen.

Råd 3. Find de rigtige kommunikationskanaler
Hos Grant Compass oplever Tine Brodersen og hendes kollegaer, at flere fonde bruger uddaterede kommunikationskanaler til at nå deres målgruppe.

“Mange små fonde indrykker stadig annoncer i lokalaviser for at nå deres målgruppe og adviserer ansøgningsfrister. Men lokalaviserne som kommunikationskanal er en døende form. Efterhånden er det kun meget få ansøgere, der orienterer sig i lokalaviserne. De små fonde skal simpelthen være online, det er dér, ansøgerne er i dag. Mange små fonde siger til os, “jamen vi er ikke nationale fonde, hvis vi er online, kan alle finde os”. Her er mit argument, at man skal være åben og tydelig omkring fondens uddelingspraksis. Hvis man kommunikerer, at man KUN støtter foreninger og personer i Esbjerg, ansøger foreninger i Roskilde ikke,” siger Tine Brodersen og tilføjer: “En simpel hjemmeside er billigere end at indrykke annoncer i aviser, og de online fondsdatabaser er et gratis alternativ.”

Råd 4. Vær tydelig omkring, hvad I støtter
Når en fond så er kommet online og har fået en hjemmeside, skal den bruge kræfter på at kommunikere meget tydeligt og konkret. Tine Brodersen forklarer, at for mange små fonde beskriver, hvad der står i deres fundats, i stedet for hvad de faktisk støtter. For eksempel oplyser nogle fonde, at “vi støtter almennyttige formål”.

“Men almennyttige formål er et vidt begreb,” konstaterer Tine Brodersen og anbefaler:

“Fondene skal være meget mere konkrete. Vær konkret i forhold til, hvad, hvem og hvor I støtter. Nævn også gerne et par eksempler på projekter, I tidligere har støttet, for eksempel spejderne i Bjerringbro. Det er en god idé at nævne eksempler på projekter fra fondens portefølje. På den måde kan nye ansøgere spejle sig i tidligere støttede projekter, eller de kan se, at deres projekt ikke er i samme boldgade som det, fonden tidligere har støttet.”

Råd 5: Vær tydelig omkring, hvad I ikke støtter
Mange fonde vil gerne være positive i deres kommunikation og fortælle de gode historier. Men ifølge Tine Brodersen er det også vigtigt for små fonde at være meget tydelige omkring, hvad fondene ikke støtter.

“Vores undersøgelser viser, at fonde, der beskriver, hvad de ikke støtter, får markant færre irrelevante ansøgninger. Det er et meget simpelt virkemiddel, fonde kan bruge,” siger Tine Brodersen.

I “Vi støtter ikke”-beskrivelsen kan fondene for eksempel skrive: Vi støtter ikke privatpersoner. Vi støtter ikke foreninger, der modtager offentlige tilskud. Vi støtter ikke studieture og så videre.

Tine Brodersen forklarer, at en god måde at skærpe sin kommunikation på – både når det drejer sig om, hvad fondene støtter, og hvad fondene ikke støtter – er at tage udgangspunkt i de mange spørgsmål, fondene ofte får via mail eller telefon fra ansøgere, eller at tage udgangspunkt i de typiske fejl, de ser i de ansøgninger, de får.

“Hvis man svarer på “oftest stillede spørgsmål” på sin hjemmeside, kan man spare sig selv og ansøgerne for unødvendige henvendelser, som er tidskrævende,” siger Tine Brodersen.

Råd 6: Forklar jeres behandlingsprocesser
Et andet punkt, hvor små fonde med fordel kan være tydeligere i deres kommunikation, er vedrørende behandlingsprocessen af ansøgninger. Tine Brodersen anbefaler fonde at oplyse om:

• Nødvendige dokumenter
• Ansøgningsfrister
• Hvorvidt ansøgerne får en bekræftelse på, at deres ansøgning er modtaget
• Hvornår de kan forvente svar på deres ansøgning
• Hvornår de kan forvente, at midlerne bliver udbetalt, hvis deres ansøgning bliver godkendt.

Råd 7: Fortæl, hvor store I er
Små almennyttige fonde skal ikke offentliggøre regnskaber, men ifølge Tine Brodersen kan det være en fordel for de små fonde at kommunikere, hvor mange penge de uddeler årligt. Det vil betyde, at en del ansøgere vil tænke mere over deres ansøgninger og budgetter til de små fonde.

“Hvis man som lille fond har 50.000 kroner at dele ud af, som bliver fordelt på flere projekter, så vil en forening formodentlig tænke sig om, før den søger om 300.000 kroner hos fonden. Fondene kan også med fordel kommunikere, hvor mange legater de uddeler om året, og hvor store legatportionerne er. På den måde guider de ansøgerne, og mange ansøgere vil falde fra, fordi beløbene ikke er relevante for dem, eller fordi de vurderer, at sandsynligheden for at få støtte er for lille. På den måde kan fondene være med til at begrænse antallet af irrelevante ansøgninger, de modtager, og på den måde spare ressourcer,” siger Tine Brodersen.