Sådan skaber du engagement på tværs af salen og skærmen til dit hybride event

Nød lærer nøgen kvinde at spinde, og verdensomspændende pandemi lærer os alle at arbejde mere effektivt hjemmefra.

Omtrent sådan kunne en moderne fortolkning af det ældgamle ordsprog lyde i dag, for som ofte før i verdenshistorien har store udfordringer medført store forandringer. 

En af de helt store take aways fra corona-pandemien er det hybride event, hvor man kombinerer det fysiske arrangement med en digital tilstedeværelse. Det åbner op for en helt ny palette af muligheder og publikumsengagement, men kun hvis det bliver gjort ordentligt. Ellers kan man lige så godt lade være.

“Det skal ikke bare være et glorificeret Zoom-møde, hvor man peger et webcam op på foredragsholderen. Det skal gøres ordentligt, ellers risikerer man at fremmedgøre både sit fysiske og sit digitale publikum,” fortæller Christian Ingemann.

Han er projektchef i tænketanken Mandag Morgen og har mange års erfaring med digital transformation og teknologiudvikling. Christian Ingemann er ikke i tvivl om, at det hybride event vil blive brugt mere og mere i fremtiden.

“Kombinationen kan helt grundlæggende noget interessant, fordi du kombinerer et fysisk rum med muligheden for at deltage på afstand. Det er bare et værditilbud, som rigtig mange kan få noget ud af.”

Vær realistisk når du skal engagere dit publikum
Det hybride event er særligt relevant for det kommende Folkemøde på Bornholm, hvor antallet af gæster bliver væsentligt lavere end normalt grundet coronarestriktionerne.

Det bliver interessen for de mange debatter og arrangementer dog ikke mindre af, og derfor er der et stort potentiale for hybride events med mange onlinegæster.

Succes kræver dog, at man formår at engagere både sit fysiske og sit digitale publikum. Sidstnævnte kan man engagere på flere måder, men først og fremmest skal man være realistisk, fortæller Christian Ingemann.

“Man skal være meget realistisk omkring sine ambitioner. Der er mange, der tror, at hvis man har 300 online-deltagere på en konference, så vil der automatisk være vildt gang i chatten og spørgsmålene. Det er bare ikke virkeligheden. Engagementet kommer ikke af sig selv.”

Interagér med dit publikum og hold dem tæt på
Christian Ingemann anbefaler, at man som arrangører selv tager affære.

“Det allerbedste greb er selv at være meget aktiv i en eller anden form for kommunikationskanal. Du skal have en meget aktiv facilitering af chatten. Du skal have en servicefunktion, der informerer folk om alt det praktiske, hvad sker der nu, hvad sker der om lidt. Den skal være aktiv og svare på folks spørgsmål, uanset hvor skarpe eller mindre skarpe de er.”

Til det formål kan det være en god idé at have en ordstyrer, der kan viderebringe deltagernes spørgsmål. Derudover er det vigtigt, at chatkanal er visuelt tydelig og integreret i det billede, som online-deltagerne i forvejen sidder og ser på, understreger Christian Ingemann med eftertryk.

“Jeg har set mange hybride events, hvor man vil lokke folk over på et chat-værktøj, som man har købt eller downloadet til lejligheden. Så skal deltagerne til at åbne deres telefon, tablet eller et andet browservindue. Det er en dealbreaker, og det skal man lade være med,” siger han og fortsætter: 

“Man lokker dem i virkeligheden væk fra streaming-modulet og et andet sted hen, så de kan begynde at stille spørgsmål derinde. Det er en rigtig dårlig idé, for deltagelsesgraden falder med det samme. Det er meget konsekvent.”

Hold altid hvad du har lovet
Det er en god idé at være meget specifik omkring, hvornår man tager imod spørgsmål fra deltagerne i chatten, og hvornår man ikke gør, mener Christian Ingemann. 

“Gør det helt tydeligt fra begyndelsen, hvornår I gerne vil have spørgsmål, og hvornår I ikke vil. Når spørgsmålene bliver stillet, så vis deltagerne, at I har modtaget dem og at I arbejder videre med dem. Som minimum siger man 'Tak for spørgsmålet, Henriette. Vi ser, om vi kan stille det videre’. Det er sådan noget, der stimulerer engagementet og aktiverer deltagerne,” siger Christian Ingemann og uddyber:

“Det er meget vigtigt, at man tager spørgsmålene seriøst og ikke lover noget, man ikke følger op på. Det sænker også deltagelsesgraden.”

Stil spørgsmål til dine seere
Som arrangør kan man også engagere sine onlinedeltagere ved selv at stille spørgsmål, men det skal gøres med omtanke og omhu, forklarer Christian Ingemann.

“Helt åbne spørgsmål er typisk ikke særligt gode. Vi har gode erfaringer med at pakke spørgsmålene ind i noget andet, for eksempel en afstemning, hvilket kan være rigtig interessant at bruge, hvis man gør det ordentligt. Det kræver, at man stiller et velfunderet spørgsmål, som folk rent faktisk kan tage stilling til. ” 

Afstemninger er super gode i hybrid-formater, fordi det er en nem opfordring til at få folk til at engagere sig, fortæller Christian Ingemann.

Det kræver, at man formår at indbygge sin afstemning i det interface, hvor streamingen også foregår. Og det er ikke svært, forklarer projektchefen.

“De værktøjer, man bruger til polls og afstemninger, har ofte også en funktion indbygget, der laver en grafisk visuel fremstilling, der løbende synkroniseres med afstemningen. Den visualisering kan man bruge til noget i et hybrid-format. Man kan for eksempel klippe den ind ved siden af streamet, og man kan også bruge den på en scene, hvis man har et lærred eller en storskærm. Så kan man have en moderator, der løbende reflekterer over resultaterne,” siger han og tilføjer:

“Så er du jo I et ønskescenarie, for på den måde kan man koble onlineuniverset sammen med den fysiske scene. Og hvis man er en god moderator, kan man engagere det fysiske publikum, eksempelvis ved at stille spørgsmål til grafikken på lærredet: 'Er der noget overraskende i det? Bekræfter det jeres overbevisning?'”

Værtsrollens gyldne regel
Til det hybride event er værtsrollen særligt vigtig. Det er nemlig værten, der skal bygge bro mellem det fysiske publikum og onlinepublikummet, og det kan være en udfordrende balancegang. 

Derfor skal værten føre det meget klart, hvem hun taler til under arrangementet.

“Da vi først kastede os ud i nogle eksperimenter for et års tid siden i begyndelsen af pandemien, kunne jeg se, at mange moderatorer var enormt vant til at tale til et fysisk publikum. Derfor talte de ofte henvendt til det fysiske publikum, ikke det digitale. Det skal man passe meget på med,” siger Christian Ingemann:

“I det hybride format taler du ikke kun til de mennesker, der er mødt fysisk frem. Derfor er det en gylden regel, at værten altid italesætter skiftet fra at tale til det fysiske publikum til at tale til det digitale. Det er enormt vigtigt, at man henvender sig direkte til det digitale publikum og siger: 'Nu til jer, der følger med bag skærmen, hvad er jeres reaktion på dette', ligesom man italesætter skiftet, når man igen henvender sig til det fysiske publikum.”

Han fortsætter: 

“Det gør jo, at man skal være lidt pædagogisk, for det er ikke altid selvindlysende, hvem der tales til, så man skal sige det. Det kan også være et fint wake up-call, for dem der sidder og slumrer lidt hen bag skærmen.”

Derudover skal man huske at instruere eventuelle panelister og oplægsholdere i, hvordan man henvender sig til et onlinepublikum. 

Det kan eksempelvis være ved at gøre dem opmærksomme på de forskellige kameraer eller ved at bede dem tale lidt langsommere, når de henvender sig til onlinepublikummet, forklarer Christian Ingemann.

Styr på praktikken, styr på teknikken
Sidst, men ikke mindst, er der teknikken. Hvis man vil have et ordentligt setup, der formår at engagere onlinepublikum, så skal man operere med eksterne kameraer, mener Christian Ingemann.

“Det handler selvfølgelig om billedkvalitet, men også om vinkler. Hvis folk står på en scene, så kan du ikke bare pege et webcam på dem. Det ser ikke særlig fedt ud, og dårlig billedkvalitet mindsker også deltagernes engagement.”

“Hvis man bruger fysiske scener, så er man også nødt til at have to kameraer. For du er nødt til at kunne lave et krydsklip mellem to forskellige vinkler, enten et facadebillede og så et spot på taleren. Det gør man for at skabe noget dynamik og nogle levende billeder.”

Ekstern lyd er også en helt basal nødvendighed, mener projektchefen.

“Man kan ikke bruge computerens mikrofon til noget som helst, hvis folk står tre meter derfra på en scene. Man er nødt til at give dem en mikrofon på, enten håndholdt eller med et headset af en art. Det er helt basalt, og det har betydning for både det digitale og fysiske publikum.”

Keep it simple og skab værdi
Afslutningsvist har Christian Ingemann ét enkelt godt råd til dem, der skal prøve kræfter med hybride events i den kommende tid.

“Minimér byrden for brugerne. Det er ikke godt, hvis de skal til at oprette en profil for at kunne skrive spørgsmål. Mange organisationer synes måske, at det er fedt, hvis deltagerne skal oprette en profil, så man har adgang til deres email og kan oprette en database over tilhørerne. Men det har absolut ingen værdi for brugerne,” fortæller Christian Ingemann og runder af:

“Gør interfacet simpelt, vær realistisk omkring, hvordan du kan engagere folk, og skab først og fremmest værdi for dine brugere. Der skal være så få benspænd som overhovedet muligt.”